MANAJEMEN PROYEK DAN RESIKO

Pengenalan Manajemen Proyek

Pengertian Proyek dan Manajemen Proyek

Proyek merupakan rangkaian usaha dalam jangka waktu  tertentu yang bertujuan untuk menghasilkan sebuah produk atau jasa unik tertentu , dilaksanakan oleh manusia  dengan memanfaatkan berbagai sumber daya melalui rangkaian proses perencanaan, eksekusi dan kontrol.

1.    Proyek memiliki jangka waktu tertentu yang berarti bahwa rangkaian aktivitas tersebut memiliki titik mulai dan titik selesai yang pasti (ditargetkan).

2.    Bersifat unik yang berarti bahwa tidak ada proyek yang menghasil kan produk atau jasa yang identik.

Manajemen Proyek yaitu penerapan pengetahuan, kompetensi, keahlian, peralatan, metodologi, dan teknik didalam proses pengelolaan sebuah proyek sehingga   dapat memenuhi kebutuhan dan harapan berbagai pihak yang berkepentingan (stakeholders) dari proyek tersebut.

•   Kendala-kendala Manajemen Proyek :

·         Proyek harus beroperasi  dalam lingkungan organisasi yang luas.

·         Manajer proyek perlu mengambil pandangan holistik atau sistem proyek dan mengerti bagaimana terletak didalam organisasi besar.

•   Kerangka Kerja Manajemen Proyek :

·         Kerangka kerja manajemen proyek menyediakan struktur dasar untuk memahami manajemen proyek

·         Konteks manajemen proyek  menggambarkan lingkungan internal dan eksternal dimana dimana proyek tersebut beroperasi.

·         Rangkaian proses manajemen proyek  menggambarkan pandangan umum tentang bagaimana proses manajemen proyek dalam pengelolaan proyek tersebut dilaksanakan dan hubungan keterkaitan antaranya.

•   Hubungan manajemen proyek dengan disiplin ilmu lain

·         Sebagian besar pengetahuan yang dibutuhkan untuk mengelola proyek yang unik atau hampir unik untuk manajemen proyek (misalnya: analisis jalur kritis dan struktur kerja rincian). Namun PMBOK tidak tumpang tindih dengan disiplin manajemen yang lain nya.

·         Manajemen umum meliputi perencanaan, pengorganisasian, staf, melaksanakan, dan mengendalikan operasi perusahaan berlangsung. Manajemen umum juga termasuk mendukung disiplin ilmu seperti pemrograman computer, hukum, statistic dan teori probabilitas,logistic dan personel. PMBOK ini tumpang tindih manajemen umum di banyak daerah- prilaku organisasi, peramalan keuangan, dan teknik perencanaan.

·         Daerah aplikasi adalah kategori proyek yang memeiliki elemen umum yang signifikan dalam proyek tsb namun tidak dibutuhkan hadir dalam semua proyek. Daerah aplikasi didefinisikan dalam hal :

a)    Teknis elemen, seperti pengembangan perangkat lunak, farmasi atau teknik kontruksi.

b)    Manajemen elemen, seperti kontrak pemerintah atau pengembangan produk baru.

c)    Industry kelompok, seperti otomotif, kimia, atau layanan keuangan

KONTEKS MANAJEMEN PROYEK

1.    Pemahaman mengenai organisasi dan struktur dasar organisasi serta pengaruh nya pada proyek

•   Frame structural : berfokus pada peran dan tanggung jawab , koordinasi, dan control. Grafik organisasi membantu mendefinisikan frame ini.

Banyak organisasi focus pada  frame structural :

-  Kebanyakan orang memahami apa bagan organisasi

-  Banyak manajer baru mencoba untuk mengubah struktur organisasi ketika perubahan lain nya diperlukan.

-  3 struktur organisasi dasar : fungsional, proyek, matrik.

•   Frame sumber daya manusia : focus pada penyediaan harmoni antara kebutuhan oraganisasi dan kebutuhan masyarakat.

•   Farme politik : menganggap organisasi koalisi terdiri dari individu bervariasi dan kelompok kepentingan. Konflik dan kekeuasaan merupakan masalah utama.

•   Frame simbolik : berfokus pada symbol  dan makna yang berkaitan dengan peristiwa. Kebudayaan adalah penting.

•   Kebutuhan Standar Organisasi :

1.   Standar dan pedoman membantu manajemen proyek menjadi lebih efektif
2.   Manajemen senior dapat mendorong :

-          Penggunaan bentuk standar  dan perangkat lunak untuk manajemen proyek

-          Pengembangan dan penggunaan pedoman untuk menulis rencana proyek atau memberikan informasi status

-          Pengembangan dan penggunaan pedoman untuk menulis rencana proyek atau memberikan informasi status

-          Pembentukan kantor maanjemen proyek atau pusat keunggulan.  

2.    Komitmen stakeholder dan top manajemen dalam proyek IT

•   Stakeholder proyek adalah orang-orang yang terlibat atau berpengaruh oleh kegiatan proyek

•   Para manajer proyek harus mengambil waktu untuk mengidentifikasi, memahami dan mengelola hubungan dengan semua stakeholder proyek

•   Menggunakan 4 frame organisasi dapat membantu memenuhi kebutuhan stakeholder dan harapan

•   Senior eksekutif stakeholder sangatlah penting

•   Beberapa studi menyebutkan komitmen manajemen puncak sebagai salah satu factor kunci yang terkait dengan proyek sukses

•   Manajemen puncak dapat membantu manajer proyek mengaman sumber daya yang memadai , mendapatkan persetujuan untuk kebutuhan proyek unik secara tepat waktu , menerima kerja sama dari orang-orang di seluruh organisasi dan belajar bagaimana menjadi pemimpin yang lebih baik.

•   Perlunya komitmen oragnisasi teknologi informasi

•   Jika organisasi meiliki sikap negative terhadap IT, akan sulit untuk proyek IT  untuk berhasil

•   Memiliki Chief Information Officer (CIO) pada tingkat tinggi dalam organisasi membantu proyek-proyek IT

•   Menetapkan orang non IT untuk proyek IT juga mendorong lebih banyak komitmen

3.    Phase dan siklus hidup proyek

•   Siklus hidup proyek adalah kumpulan dari tahapan proyek

•   Tahap proyek bervariasi, tetapi beberapa tahapan umum adalah konsep, pengembangan pelaksanaan dan dukungan.

4.    Siklus hidup produk

•   Produk juga memiliki siklus hidup

•   Pengembangan system life cycle (SDLC) adalah suatu kerangka kerja untuk menggambarkan fase yang terlibat dalam mengembangkan dan memelihara system informasi 

•   Tahap SDLC meliputi perencanaan,analisis, desain, implementasi dan dukungan

Contoh model SDLC :

-  Model air terjun (waterfall): telah didefinisikan dengan baik, tahap penegmbangan system dan dukungan

-  Spiral model : menunjukan perangkat lunak yang dikembang kan menggunakan pendekatan iterative atau spiral daripada pendekatan linier.

-  Incremental release model : menyediakan untuk pengembangan  perangkat lunak oprasional progresif

-  RAD model : digunakan untuk menghasilkan system secara tepat tanpa mengorbankan kualitas

-  Prototyping model : digunakan untuk mengembangkan prototype untuk memperjelas kebutuhan pengguna.

5.    Fungsi kerja manajemen proyek

•   Menentukan lingkup proyek

•   Mengidentifikasi  stakeholder, pengambil keputusan, dan prosedur eskalasi

•   Kembangkan daftar tugas rinci

•   Perkiraan waktu yang diperlukan

•   Mengembangkan diagram alur manajemen proyek awal

•   Menidentifikasi diperlukan sumber daya dan anggaran

•   Evaluasi proyek yang dipelukan

•   Mengidentifikasi dan mengevaluasi resiko prepare contingensy  plan

•   Mengidentifikasi ketergantungan

•   Berpartisipasi dalam tahap review proyek

•   Mengelola perubahan proses control

•   Laporan status proyek

6.    Keahlian yang disarankan bagi manajer proyek

•   Keterampilan komunikasi : mendengarkan, membujuk

•   Keahlian organisasi : perencanaan, penetapan tujuan, menganalisis

•   Keterampilan Team Building : empati, motivasi, esprit de corps

•   Keterampilan kepemimpinan, misalnya set, energik, visi, delegasi, positif

•   Keterampilan mengatasi : fleksibilitas, kreativitas, kesabaran, ketekunan

•   Keterampilan teknologi : pengetahuan proyek

7.    Karakteristik dari manajer proyek yang efektif dan tidak efektif

•   Manajer proyek yang efektif :

-  Kepemimpinan dengan member contoh

-  Visioner

-  Teknis yang kompeten

-  Menentukan

-  Komunikator yang baik

-  Good motivator

-  Berdiri untuk manajemen atas bila perlu

-  Mendukung tim anggota

-  Mendorong ide-ide baru

• Manajer proyek yang tidak efektif :

-  Memberikan contoh yang buruk

-  Tidak percaya diri

-  Tidak memeiliki keahlian teknis

-  Komunikator yang  jelek

-  Motivator yang miskin atau buruk

           

Grup Proses Manajemen Proyek: Studi Kasus

-          Grup proses manajemen proyek :

1.    Hubungan antara grup proses dan area knowledge

2.    Membangun metodologi manajees mencakup  proyek IT

3.    Studi kasus : JWD Consulting’s Project Management Intranet Site

4.    Inisiasi proyek

-          Dokumen inisiasi proyek

-          Rencana proyek

-          Eksekusi proyek, pengawasan proyek, penyelesaian proyek, dan Post-Project Follow-Up

1.    Hubungan Proses Manajemen Proyek

•   Manajemen proyek dapat dilihat sebagai sejumlah proses saling terkait

•   Kelompok manajemen proyek proses mencakup :

-          Inisiasi proses

-          Perencanaan proses

-          Pelaksaaan proses

-          Pengendalian proses

-          Penutup proses

2.    Membangun Metodologi Manajemen Proyek IT

•   Sama seperti proyek-proyek yang unik, begitu juga pendekatan untuk manajemen proyek

•   Banyak organisasi mengembangkan metodologi manajemen proyek mereka sendiri, khususnya untuk proyek-proyek IT

•   Blue Cross Blue Shield of Michigan menggunakan PMBOK sebagai panduan dalam mengembangkan metodologi manajemen proyek IT mereka

3.    Studi Kasus : JWD Consulting’s Project Management Intranet Site

•   Studi kasus memberikan contoh dari apa yang terlibat dalam inisiasi, perencanaan, pelaksanaan, pengendalian, dan menutup dalam sebuah proyek IT

•   Anda dapat mendownload template untuk membuat dokumen manajemen proywk anda sendiri dari web site untuk teks ini

•   Studi kasus ini memberikan tampilan gambar besarmengelola sebuah proyek. Kemudian bab memberika informasi rinci pada setiap bidang penegtahuan

4.    Inisiasi Proyek

•   Memulai proyek termasuk mengenal dan memulai sebuah proyek baru atau fase proyek

•   Beberapa organisasi menggunakan fase pra-inisiasi, sementara yang lain termasuk item seperti menembangkan kasus bisnis sebagai bagian dari inisiasi

•   Tujuan utama nya adalah secara formal memilih dan memulai proyek

•   Output utama meliputi :

-          Menetapkan manajer proyek

-          Mengidetifikasi stakeholder kunci

-          Menyelesaikan kasus bisnis

-          Menyelesaikan project charter dan mendapatkan tanda tangan di atas nya.

Studi Kasus : JWD Consulting and Project Management Intranet Site

·         Studi kasus memberikan contoh dari apa yang terlibat dalam inisiasi, perencanaan, pelaksanaan, pengendalian dan penutup sebuah proyek IT.

·         Studi kasus ini memberikan tampilan tampilan gambar besar mengelola sebuah proyek. Kemudian bab memberikan informasi rinci pada setiap bidang pengetahuan.

Process Discussion Questions

1.    Briefly describe what happens in each of the five project management process group (initiating, planning, executing, monitoring and controlling and closing). On which process should team member sspend the most time ? Why?

2.    Which process group includes information from every single knowledge area? Why?

3.    Why do organizations need to tailor project management concepts, such as those found in the PMBOK Guide Third Edition, to create their own methodologies ?

4.    What are some the key outputs of each process group ?

5.    What are some of the typical challenges project teams face during each of the five process groups?

Dokumen Inisiasi Proyek

•          Business Case terdiri dari :

-  Introduction or background

-  Business objective

-  Current situation and problem / opportunity statement

-  Critical assumptions and constrains

-  Analysis of options and recommendation

-  Preliminary project requirements

-  Budget estimate and financial analysis

-  Schedule estimate

-  Potential risks

-  Exhibits

•          Charter

•          Setiap organisasi memiliki variasi dokumen tersendiri apa yang diperlukan untuk memulai suatu proyek .

•          Sangat penting untuk mengidentifikasi kebutuhan proyek, stakeholder, dan tujuan  utama.

Rencana Proyek

•          Tujuan utama dari perencanaan proyek adalah membimbing eksekusi

•          Setiap bidang pengetahuan termasuk informasi perencanaan

•          Kunci output termasuk dalam proyek JWD meliputi :

-  Kontrak tim

-  Scope statement

-  Work breakdown structure

-  Jadwal proyek dalam bentuk bagan Gannt dengan semua dependensi dan sumber daya masuk

-  Sebuah daftar resiko prioritas (bagian dari sebuah register resiko)

Eksekusi Proyek, Pengawasan Proyek, Penyelesaian Proyek dan Post-Project Follow-Up

•          Proyek eksekusi biasanya mengambil waktu dan sumber daya yang paling banyak.

•          Para manajer harus menggunakan kemampuan kepemimpinan mereka untuk menangani berbagai tantangan yang terjadi selama pelaksanaan proyek

•          Daftar proses melaksanakan dan output. Banyak sponsor proyek dan pelanggan focus pada kiriman yang terkait untuk menyediakan produk , jasa atau hasil yang diinginkan dari proyek tersebut.

•          Sebuah laporan milestone dapat tetap focus pada menyelsaiakn milestone utama.

Koordinasi Perencanaan dan Pelaksanaan

•          Perencanaan dan pelaksanaan proyek saling terkait dan tidak terpisahkan kegiatan

•          Mereka yang akan melakukan pekerjaan harus membantu untuk merencanakan pekerjaan

•          Para manajer proyek harus meminta masukan dari tim untuk mengembangkan rencana yang realistis

Monitoring dan Pengendalian Proyek

•          Perubahan tidak dapat dihindari pada proyek-proyek besar, jadi penting untuk mengembangkan dan mengikuti proses untuk memantau dan mngendalikan perubahan

•          Pemantauan pekerjaan proyek termasuk pengumpulan, pengukuran dan penyebaran informasi kinerja

•          Dua output penting dari pengawasan dan pengendalian pekerjaan proyek termasuk direkomendasikan tindakan perbaikan dan pencegahan

Project Integration Management

(Manajemen Integrasi)

·         Kunci sukses keseluruhan proyek : Project Integration Management yang baik

·         Proses dan overview Project Integration Management

·         Kerangka kerja integrasi manajemen proyek. Pengembangan, atribut dan elemen umum dari sebuah rencana proyek

·         Contoh Outline untuk a Software Project Management Plan (SPMP)

·         Analisis stakeholder dan contohnya

·         Eksekusi rencana proyek dan keterampilan pening yang dibutuhkan

·         Alat dan teknik eksekusi proyek

·         Integrated change control dan proses pada proyek TI Change Control System dan Changes Control Boards (CCBs)

·         Konfigurasi manajemen

1.    Kunci Sukses  keseluruhan Proyek : Project Integration Management yang Baik

·         Para manajer proyek harus mengkoordinasikan semua bidang pengetahuan lain diseluruh siklus hidup proyek

·         Banyak manajer proyek baru mengalami kesulitan melihat “gambaran besar” dan ingin untuk berfokus pada perincian yang terlalu banyak

·         Project Integration Management bukanlah hal yang sama seperti software integration

2.    Proses dan Overview Project Integration Management

·         Mengembangkan project charter : Bekerja dengan stakeholder untuk menciptakan dokumen yang secara formal mengotorisasi sebuah proyek-charter

·         Mengembangkan preliminary project scope statement : Bekerja dengan stakeholder, khususnya pengguna proyek produk, jasa atau penghasiluntuk mengembangkan tingkat tinggi lingkup persyaratan dan membuat preliminary project scope statement

·         Mengembangkan rencana manajemen proyek : upaya koordinasi semua perencanaan untuk menciptakan sebuah dokumen yang konsisten koheren rencana manajemen proyek

·         Langsung dan mengelola pelaksanaan proyek : melaksanakan rencana manajemen proyek dengan melakukan kegiatan termasuk didalamnya

·         Memonitor dan mngontrol pekerjaan : mengawasi pekerjaan proyek untuk memenuhi sasaran kinerja proyek

·         Lakukan intergrated change control : perubahan koordinat yang mempengaruhi deliverable poyek dan asset proses organisasional

·         Tutup proyek : finalisasi semua kegiatan proyek untuk secara resmi menutup proyek

Project Management Plans

·         Sebuah rencana manajemen proyek adalah dokumen yang digunakan untuk mengkoordinasikan semua dokumen perencanaan proyek dan membantu memandu pelaksanaan suatu proyek dan kontrol

·         Rencana  dibuat dalam bidang penegtahuan lainnya adalah bagian dari rencana manajemen proyek secara keseluruhan

Atribut Proyek Rencana

·         Sama seperti proyek-proyek yang unik, begitu juga rencana proyek

·         Rencana harus :

-          Dinamis

-          Fleksibel

-          Di perbaharui bilamana terjadi perubahan

·         Rencana harus pertama dan terutama panduan pelaksanaan proyek yang akan membantu manajer proyek memimpin tim proyek dan menilai status proyek

Elemen Umum Rencana Manajemen Proyek

·         Pendahuluan atau gambaran dari proyek tersebut

·         Uraian tentang bagaimana proyek tersebut diatur

·         Manajemen dan proses teknis yang diguanakan pada proyek

·         Pekerjaan yang harus dilakukan, jadwal, dan informasi anggaran

3.    Analisis Stakeholder dan Contohnya

·         Sebuah dokumen analisis stakeholder yang penting (sering sensitif) informasi tentang stakeholder seperti :

-          Nama dan organisasi stakeholder

-          Peran mereka dalam proyek ini

-          Fakta unik tentang masing-msasing stakeholder

-          Pengaruh tingkat mereka  dan kepentingan dalam proyek ini

4.    Eksekusi Rencana Proyek dan Keterampilan Penting yang Dibutuhkan

·         Pelaksanaan proyek melibatkan manajemen dan melakukan pekerjaan yang diuraikan dalam rencana manajemen proyek

·         Sebagian besar waktu dan uang yang biasanya di keluarkan untuk eksekusi

·         Daerah aplikasi proyek secara langsung mempengaruhi pelaksanaan proyek karena produk proyek yang dihasilkan selama pelaksanaan proyek

Keterampilan Penting untuk Pelaksanaan Proyek

·         Keterampilan manajemen umum seperti kepemimpinan, komunikasi dan keterampilan politik

·         Produk, bisnis, dan keterampilan dalam aplikasi dan pengetahuan

·         Penggunaan alat dan teknik khusus

Kepemimpinan dan Budaya yang Mendukung

·         Para manajer proyek harus memimpin dengan contoh untuk menunjukan pentingnya menciptakan dan kemudian mengikuti rencana proyek yang baik

·         Budaya organisasi dapat membantu pelaksanaan proyek dengan :

-          Memberikan pedoman dan template

-          Pelacakan kinerja berdasarkan rencana

·         Manajer proyek mungkin masih perlu melanggar aturan untuk memenuhi tujuan proyek dan manajer senior harus mendukung tindakan tersebut

5.    Alat dan Teknik Eksekusi Proyek

·         Metodologi manajemen proyek : Banyak manajeer proyek yang berpengalaman bahwa cara yang palin efektif untuk memperbaiki manajemen proyek adalah mengikuti metodologi yang tidak hanya menjelaskan apa yang harus dilakukan dalam mengelola proyek, tapi bagaimana untuk melakukan nya

·         System informasi manajemen proyek : Ratusan produk perangkat lunak manajemen proyek yang tersedia dipasar saat ini , dan banyak organisasi yang bergerak menuju system manajemen proyek perusahaan yang kuat dapat diakses melalui internet

6.    Integrated Change Controldan Process pada Proyek TI

·         Tiga tujuan utama :

-          Pengaruh factor-faktor yang menciptakan perubahan untuk memastikan bahwa perubahan yang bermanfaat

-          Menetukan bahwa perubahan telah terjadi

-          Mengelola perubahan telah terjadi

·         Baseline adalah rencana pengelolaan proyek disetujui ditambah perubahan yang disetujui

Ubah Kontrol pada Proyek Teknologi Informasi

·         Former view : Tim proyek harus berusaha untuk melakukan apa yang direncanakan tepat waktu dan sesuai anggaran

·         Masalah : Stakeholder jarang yang telah disetujui sebelumnya pada lingkup proyek dan waktu dan biaya perkiraan yang akurat

·         Modern view : Proyek manajemen adalah suatu proses komunikasi yang konstan dan negosiasi

·         Solusi : Perubahan seringkali menguntungkan dan tim proyek harus merencanakan untuk mereka

7.    Change Control System dan Change Control Boards (CCBs)

·         Proses formal dokumentasi yang menjelaskan kapan dan bagaimana dokumen proyek resmi dan pekerjaaan dapat berubah

·         Menjelaskan siapa yang berhak untuk memebuat perubahan dan bagaimana membuatnya

Change Control Boards (CCBs)

·         Sekelompok formal orang yang bertanggung jawab untuk menyetujui tau menolak perubahan pada sebuah proyek

·         CCBs memberikan panduan untuk mempersiapkan perubahan permintaan, mengevaluasi perubahan permintaan, dan mengelola pelaksanaan perubahan yang disetujui

·         CCBs meliputi stakeholder dari seluruh organisasi

8.    Konfigurasi Manajemen

·         Memastikan bahwa deskripsi produk proyek adalah benar dan lengkap

·         Melibatkan identifikasi dan mengendalikan karakteristik desain funsional dan fisik produk dan dokumentasi pendukungnya

·         Spesialis manajemen konfigurasi diidentifikasi dan persyaratan konfigurasi dokumen, pengendalian perubahan, perubahan mencatat dan melaporkan dan audit produk untuk memverivikasi kesesuaian dengan persyaratan

Saran untuk Mengelola Control Perubahan Terpadu

·         Manajemen proyek sebagai suatu proses komunikasi yang konstan dan negosiasi

·         Perencanaan untk berubah

·         Menetapkan formal change control system, termasuk change control board

·         Gunakan manajemen konfigurasi yang baik

·         Tentukan prosedur untuk membuat  keputusan yang tepat waktu pada perubahan yang lebih kecil

·         Gunakan laporan kinerja tertulis dan lisan untuk membantu mengidentifikasi dan mengelola perubahan

·         Gunakan manajemen proyek dan perangkat lunak lain untuk memebantu mengelola dan mengkomunikasikan perubahan

Penutupan Proyek

·         Untuk menutup suatu proyek nada harus menyelesaikan semua aktivitas dan mengalihkan pekerjaan yang telah diselesaikan atau dibatalkan kepada orang-orang yang tepat

·         Output utama meliputi :

-          Prosedur penutupan administrasi

-          Prosedur penutupan kontrak

-          Final produk, jasa atau hasil

-          Update asset proses organisasi

Menggunakan Software untuk Membantu Project Integration Management

·         Beberapa jenis perangkat lunak dapat digunakan untuk membantu dalam project integration management

-          Software word processing membuat dokumen

-          Presentation software menciptakan presentasi

-          Spreadsheet atau database melakukan pelacakan

-          Perangkat lunak komunikasi seperti e-mail dan web authoring tools memfasilitasi komunikasi

-          Perangkat lunak management proyek dapat menarik segala sesatu bersama-sama dan menampilkan informasi rinci dan diringkas.